PERSONAS DATU APSTRĀDES PAZIŅOJUMS  PRETENDENTIEM PERSONĀLA ATLASES PROCESĀ

Pamatojoties uz Eiropas Parlamenta un Padomes regulas Nr.2016/679 par fizisku personu aizsardzību attiecībā uz personas datu apstrādi un šādu datu brīvu apriti un ar ko atceļ Direktīvu 95/46/EK  (Vispārīgā datu aizsardzības regula) 13. pantu, Ogres tehnikums  (turpmāk – Izglītības iestāde) sniedz turpmāk minēto informāciju par personas datu apstrādi personāla atlases procesā.

Šajā paziņojumā ir aprakstīts, kā tiek veikta Izglītības iestādes amatu kandidātu (pretendentu) personas datu apstrāde. Šī paziņojuma mērķis ir sniegt iespēju personām, kuras vēlas pretendēt uz Izglītības iestādes izsludinātajiem vakantajiem amatiem, iepazīties ar personas datu apstrādes noteikumiem. Pretendentu personas dati tiks apstrādāti, ievērojot konfidencialitātes prasības un rūpējoties par Izglītības iestādes rīcībā esošo personas datu drošību.

1. Informācija par pārzini

Personāla atlases procesā personas datu apstrādes pārzinis ir Ogres tehnikums, juridiskā adrese “Ogres meža tehnikums”, Aizupes, Tīnūžu pagasts, Ogres novads, LV-5001, tālrunis 65024254, elektroniskais pasts ovt@ovt.lv.

2. Kontaktinformācija saziņai personas datu aizsardzības jautājumos

Ja radušies kādi jautājumi saistībā ar šo paziņojumu vai personas datu apstrādi, lūdzu sazinieties ar Izglītības iestādi, izmantojot 1. punktā norādīto kontaktinformāciju.

3. Kādiem nolūkiem tiek apstrādāti pretendentu personas dati un kāds ir to juridiskais pamats?
   

3.1 Darbinieku atlases procesa nodrošināšana un no tā izrietošo tiesību un pienākumu realizēšana

Šajā nolūkā tiek iegūti pretendentu CV (profesionālās dzīves gājuma apraksts) un tam pievienotie dokumenti. Ja nepieciešams, Izglītības iestāde sazinās ar pretendentu un pretendentu norādītiem atsauksmju sniedzējiem, lai iegūtu atsauksmes. Ar pretendenta piekrišanu CV tiek saglabāti citiem konkursiem.

Šim nolūkam varētu būt nepieciešami vismaz šādi pretendentu personas dati: pretendenta vārds, uzvārds, kontaktinformācija (e-pasts, tālruņa numurs), pretendenta izglītība un iepriekšēja darba pieredze, personas, kuras var sniegt atsauksmes un to kontaktinformācija, atsauksmes par pretendentu, kā arī cita informācija, kas varētu būt būtiska attiecīgā amata izpildei un atbilstošākā pretendenta noskaidrošanai.

Galvenie juridiskie pamati šo mērķu īstenošanai:

• piekrišana (Vispārīgās datu aizsardzības regulas 6. panta pirmās daļas a) apakšpunkts) – attiecībā uz CV saglabāšanu turpmākiem konkursiem;
• līguma ar personu noslēgšana (Vispārīgās datu aizsardzības regulas 6. panta pirmās daļas b) apakšpunkts) – attiecībā uz to pretendentu datu apstrādi, par kuriem ir pieņemts lēmums noslēgt darba līgumu;
• juridiska pienākumu izpilde (Vispārīgās datu aizsardzības regulas 6. panta pirmās daļas c) apakšpunkts) – atsevišķos gadījumos uz atsevišķiem personas datu veidiem, ja normatīvie akti nosaka obligātās prasības konkrētam amatam;
• Izglītības iestādes leģitīmās intereses (Vispārīgās datu aizsardzības regulas 6. panta pirmās daļas f) apakšpunkts) – attiecībā uz pierādījumu nodrošināšanu iespējamo prasījumu gadījumā, kā arī attiecībā uz pieprasāmās informācijas apjomu.

3.2. Darba līguma noslēgšana

Šim nolūkam tiek ievākta informācija, kuru nepieciešams iekļaut darba līgumā un tā pielikumos, tiek veikta identifikācija, pārbaudīti kvalifikāciju apliecinoši dokumenti, noformēts darba līgums.

Tam varētu būt nepieciešami vismaz šādi personas dati: jaunā darbinieka vārds, uzvārds, personas kods, adrese, tālruņa numurs, darba attiecību sākuma datums, darba vieta, darbinieka izglītības dati, darbinieka kvalifikāciju dati, veicamo darba pienākumu apraksts, amats, darba kontaktinformācija, darba samaksas apmērs, norēķina konta numurs, nepieciešamības gadījumā – veselības dati.

Galvenie juridiskie pamati šo nolūku īstenošanai:

• līguma ar darbinieku noslēgšana (Vispārīgās datu aizsardzības regulas 6. panta pirmās daļas b) apakšpunkts);
• juridiska pienākumu izpilde (Vispārīgās datu aizsardzības regulas 6. panta pirmās daļas c) apakšpunkts) – attiecībā uz darba līgumā atspoguļojamo informāciju un nepieciešamajām kvalifikācijas prasībām, kā arī ziņošana par nodarbinātības faktu valsts iestādēm (piemēram, Valsts ieņēmumu dienestam);
• darba devēja pienākumu izpilde un tiesību realizācija nodarbinātības jomā (Vispārīgās datu aizsardzības regulas 9. panta otras daļas b) apakšpunkts) – attiecībā uz īpašu kategoriju datu (veselības dati) apstrādi.

4. Vai personas dati tiek sūtīti uz valstīm ārpus Eiropas Savienības vai Eiropas Ekonomiskās zonas?

Pretendentu personas dati netiek nodoti uz valstīm, kas atrodas ārpus Eiropas Savienības vai Eiropas ekonomiskās zonas.

5. Cik ilgi glabāsim personas datus?

Izvērtējot personas datu glabāšanas ilgumu, tiek ņemtas vērā spēkā esošās normatīvo aktu prasības, līgumsaistību izpildes aspekti, pretendenta norādījumi (piemēram, piekrišanas gadījumā), kā arī Izglītības iestādes leģitīmās intereses. Ja personas dati noteiktajiem nolūkiem vairs nav nepieciešami, tie tiek dzēsti vai iznīcināti.

Piemēram, pretendenta uz konkrētu amata vakanci iesniegtie CV un tam pievienotie dokumenti tiek glabāti līdz konkursa noslēgumam, kā arī nepieciešamības gadījumā vismaz 6 mēnešus pēc tā, lai nodrošinātos pret iespējamām prasībām pret Izglītības iestādi. Savukārt, ja pretendents būs devis piekrišanu izmantot CV un tam pievienotos dokumentus arī vēlākām atlasēm, CV un tam pievienotie dokumenti tiks glabāti vienu gadu. Pretendentam vienmēr ir tiesības atsaukt savu piekrišanu šādu datu glabāšanai.

Ja ar pretendentu tiks noslēgts darba līgums, tad CV un tam pievienotie dokumenti var tikt pievienoti darbinieka lietai un glabāti visu darba līguma spēkā esamības laiku.

6. Kādas ir pretendenta kā datu subjekta tiesības attiecībā uz savu personas datu apstrādi?

6.1. Personas datu atjaunošana

Ja ir notikušas izmaiņas personas datos, kuri tikuši iesniegti Izglītības iestādei, piemēram, izmaiņas saziņas adresē, telefona numura vai e-pasta maiņa, lūdzam sazinieties ar Izglītības iestādi, izmantojot 1. punktā norādīto kontaktinformāciju, un iesniedziet aktuālos datus, lai varam īstenot attiecīgos personas datu apstrādes nolūkus.

6.2. Jūsu tiesības piekļūt saviem personas datiem un labot tos

Saskaņā ar Vispārīgās datu aizsardzības regulas noteikumiem pretendentam ir tiesības piekļūt saviem personas datiem, kas ir Izglītības iestādes rīcībā, pieprasīt to labošanu, dzēšanu, apstrādes ierobežošanu, iebilst pret personas datu apstrādi, kā arī tiesības uz datu pārnesamību Vispārīgajā datu aizsardzības regulā noteiktajos gadījumos un kārtībā.

Izglītības iestāde ciena pretendentu tiesības piekļūt saviem personas datiem un tos kontrolēt, tāpēc pieprasījuma saņemšanas gadījumā Izglītības iestāde uz to atbildēs normatīvajos aktos noteiktajos termiņos (parasti ne vēlāk kā viena mēneša laikā, ja tas nav kāds īpašs pieprasījums, kas prasa ilgāku laiku, lai sagatavotu atbildi), un, ja būs iespējams, personas dati tiks attiecīgi laboti vai dzēsti.

Iegūt informāciju par Izglītības iestādes rīcībā esošiem personas datiem vai realizēt savas tiesības iespējams šādos veidos:

• iesniedzot attiecīgu iesniegumu klātienē un identificējot sevi kā informācijas pieprasītāju Izglītības iestādē: “Ogres meža tehnikums”, Aizupes, Tīnūžu pagasts, Ogres novads, LV-5001, tālrunis 65024254, elektroniskais pasts ovt@ovt.lv;
• nosūtot attiecīgu iesniegumu, kas parakstīts ar drošu elektronisko parakstu, uz izglītības iestādes e-pastu ovt@ovt.lv.

Saņemot iesniegumu, tiks izvērtēts tā saturs un pretendenta identificēšanas iespēja.  Izglītības iestāde patur iespēju lūgt papildus sevi identificēt, lai nodrošinātu pretendenta datu drošību un izpaušanu attiecīgai personai.

6.3. Tiesības iesniegt sūdzību

Ja radušies kādi jautājumi vai iebildumi saistībā ar Izglītības iestādes  veikto personas datu apstrādi, aicinām vispirms vērsties pie Izglītības iestādes, izmantojot 1. punktā norādīto kontaktinformāciju. Ja tomēr uzskatāt, ka neesam spējuši savstarpēji atrisināt radušos situāciju, un jūs uzskatāt, ka tiek pārkāptas jūsu tiesības uz personas datu aizsardzību, jums ir tiesības iesniegt sūdzību Datu valsts inspekcijai. Iesniegumu paraugus Datu valsts inspekcijai un citu saistītu informāciju iespējams atrast Datu valsts inspekcijas mājaslapā www.dvi.gov.lv vai rakstot uz pasts@dvi.gov.lv

7. Piekrišanas atsaukšana

Ja jūsu personas datu apstrāde balstās jūsu dotajā piekrišanā, jums ir tiesības jebkurā brīdī to atsaukt, un turpmāk personas dati, kuri tika apstrādāti uz piekrišanas pamata, vairs attiecīgajam nolūkam netiks neapstrādāti. Tomēr informējam, ka piekrišanas atsaukšana nevar ietekmēt tādu personas datu apstrādi, kura ir nepieciešama normatīvo aktu prasību izpildei vai kura pamatojas uz līgumu.

Jūs varat arī iebilst pret jūsu personas datu apstrādi, ja personas datu apstrāde ir balstīta uz leģitīmām interesēm.

8. Kā tiek iegūti pretendentu personas dati?

Galvenokārt informācija tiek ievākta no pašiem pretendentiem, lai veiktu Izglītības iestādes personāla atlases procesu. Šajos gadījumos Izglītības iestādei pretendentu personas datu iegūšana ir nepieciešama un tās nesniegšana var apdraudēt dalību vakantā amata konkursā un darba attiecību uzsākšanu. Ja dati nebūs nepieciešami obligāti, bet to iesniegšana varētu palīdzēt uzlabot darba vidi vai nodarbinātības apstākļus, tiks norādīts, ka datu sniegšana ir brīvprātīga.

Pretendenta personas dati var tikt iegūti kādā no šiem veidiem:

• no pretendenta paša, iesniedzot Izglītības iestādei pieteikumu un CV dalībai konkursā uz vakanto amatu;
• no pretendenta, ja viņš ir norādījis kontaktpersonas personas datus atsauksmju saņemšanai par viņu;
• savstarpēja līguma slēgšanas procesā, iegūstot datus no pretendenta paša.

Pretendentu personas dati netiek izmantoti automatizētu lēmumu pieņemšanā.

9. Izmaiņas šajā dokumentā

Izglītības iestāde  patur tiesības veikt izmaiņas šajā paziņojumā, publicējot izmaiņas savā mājaslapā www.ovt.lv.